Привычки-убийцы. Каждый день они лишают вас ценного времени

2016-09-27 08:28

Каждый день они лишают вас ценного времени. Избавьтесь от этих вредных привычек, и у вас появится свободное время, о котором вы могли лишь мечтать.

Пора всерьез задуматься о способах работы с электронной почтой. Миллионы людей тратят впустую миллионы часов лишь потому, что никак не могут научиться правильно пользоваться почтовым ящиком, куда ежедневно приходит огромное количество информации. По данным исследований, мы проводим за разбором почты 1/3 нашего дня, поэтому я предлагаю вам ознакомиться со списком самых вредных привычек, которые ежедневно буквально уничтожают ваше время, такие «убийцы продуктивности».  Избавьтесь от этих вредных привычек, и у вас появится свободное время, о котором вы могли лишь мечтать:

1. Оставлять решение о судьбе письма на потом

Перестаньте по несколько раз открывать одни и те же письма. Прочли, ответили, положили в нужную папку. Люди иногда читают одно и то же письмо по пять-шесть, а то и семь раз прежде, чем они наконец-то решат, что с ним делать. Если с письмом можно разобраться за одну-две минуты, не откладывайте в долгий ящик, а сделайте это сразу. В случае, когда надо отложить решение, сразу скидывайте такое письмо в папку «ответить позже». А если уж вы точно знаете, что отвечать на него и вовсе не требуется, то сразу в архив или удаляйте. И точка.

2. Охота пообщаться

Это ОГРОМНАЯ проблема для некоторых людей. Во-первых, если ответ не подразумевается или не ожидается, то не отвечайте. Во-вторых, если вы получили рассылку, НЕ ЖМИТЕ ОТВЕТИТЬ ВСЕМ. Отвечать всем требуется довольно редко, так что хватит подкладывать в наши ящики лишнее добро! В-третьих, если кто-то из группы уже ответил на поставленный вопрос удовлетворительно, значит, вам уже не надо. Не позволяйте своему желанию «ответить-чтобы-все-поняли-какой-я-важный-и-умный» победить. Просто примите к сведению и двигайтесь дальше. А также…

3. Длиннющие имейлы

Что за пустая трата времени! Меньше слов! Кратко, ясно и любезно. Вот чего хотят люди. Не пишите мемуары, а просто скажите, что вам нужно! В большинстве случаев, когда я получаю письмо из более, чем двух абзацев, я просто удаляю его, так и не прочитав. Простите, но это суровая правда жизни. Большинство людей никогда не сознаются в этом, но они именно так и делают. Попробуйте начать писать письма из 3 предложений.

4. Чрезмерная учтивость

За время своей карьеры вы получите огромное количество непрошенных гостей-писем. Но нет такого правила, что надо непременно им всем ответить, и никто не вправе вас упрекать за молчание. Знаете, что интересно? Если я напишу имейл Стивену Спилбергу, он мне не ответит. И вы не обязаны. Если вы будете строчить ответы всем подряд, у вас точно не хватит времени на приоритетные задачи. Когда вам в ящик кладут что-то без вашего разрешения, то не будет считаться грубостью, если вы подумаете, отвечать на это или проигнорировать.

5. Нет фильтрации спама

ОГРОМНАЯ трата времени. Если ваш почтовый ящик не  Gmail, то включите в настройках фильтрацию сами. Пусть кто-то другой вместо вас покопается и переберет весь этот мусор. А если вы, подключив фильтр, все еще удаляете по 2-3 спамсодержащих письма в день, то вам надо сменить программу. Найдите что-то поэффективней.

6. Не используется Unroll.me

Всего один вебсайт, который может в корне изменить вашу жизнь, как в моем случае. Сайт бесплатный. Суть в следующем – все ваши письма проходят сортировку по категориям, особенно, не первой важности (новости, объявления, промоакции и т.д.). Затем эти группы писем отсылаются вам в виде одного письма, чтобы вы могли просмотреть все одним махом позже (или все сразу удалить).  Unroll.me сократил объем писем в моем ящике в три раза в первый же день использования. Это настоящее спасение для тех, кто хочет контролировать, что поступает в раздел Входящие, что объединяется как новостная лента, а от чего вообще стоит отписаться (и такая услуга там есть). Гениально.

7. Используется система «файловой матрешки»

Вам, чтобы найти нужный имейл, приходится лезть в кучу папок и подпапок, созданных для каждого клиента, проекта, родственника и хобби в жизни. Если вы до сих пор пользуетесь старой системой архивации и сортировки, то вы тратите огромное количество времени на то, чтобы положить письмо в нужный раздел, а потом столько же времени, чтобы выудить его оттуда при необходимости. Вот, к примеру, как выглядит моя система папок:

  1. Входящие – все, что подлежит немедленной обработке.
  2. Ответить позже – то, что я не могу решить сходу, но должен дать ответ в обозримом будущем.
  3. Прочесть позже – то, что не всегда нуждается в ответе, и не так важно по сути, но я хотел бы ознакомиться с этой информацией, когда будет время.
  4. Путешествия – я много езжу, поэтому здесь я храню информацию по авиабилетам, бронированию гостиниц, аренде автомобилей и т.д.
  5. Справочная инфо – серийные номера, ключи продуктов, и т.д.
  6. Исследования – то, что поможет мне в работе над новой книгой или проектом.
  7. Архив – все остальное.

Вот и все. А если мне надо что-то дополнительно, то я просто захожу в инет и, представляете? Всегда нахожу  искомое. Вот тут вы найдете исследования, которые доказывают, что система папок не работает ( IBM research ). Оно и верно, мне, пожалуй, стоит удалить еще парочку папок из своей системы.

Да, кстати, я не фанат концепции “Inbox Zero”  (Ноль Входящих), по той простой причине, что начав применять вышеизложенные методы, я увидел, что к концу каждого рабочего дня количество оставшихся писем во Входящих можно и так по пальцам пересчитать. (Такое облегчение!)

Вы не обязаны использовать именно мой метод, используйте хоть какой-нибудь метод.  Бросьте эти электронные крысиные бега и упростите свою жизнь. Вы тратите драгоценные часы  ежедневно потому, что вы забываете, - или не хотите,  - модернизировать сортировку вашей почты. В тот момент, когда вы все же сделаете это, ваша продуктивность повысится, а вы – заметно повеселеете. Попробуйте! Потом скажете мне спасибо!

X